Um assistente para clínica deve ter um âmbito administrativo claro: receber pedidos de marcação, informar horários aprovados e encaminhar alterações. Este modelo não oferece diagnóstico, avaliação de sintomas ou orientação terapêutica. A clínica precisa de definir um canal humano e as instruções para situações urgentes.
Pedido de marcação e confirmação
Defina serviço administrativo, unidade, preferência de horário e dados mínimos para localizar o pedido. O assistente só deve afirmar que existe uma reserva depois de confirmar a operação na agenda. Se a integração não estiver demonstrada ou responder com erro, a preferência fica pendente para a equipa.
Exemplo fictício: «Posso registar a sua preferência de horário para a receção confirmar. Não envie informação clínica por este fluxo.» Adapte a mensagem ao processo real. Uma solução comercial precisa de demonstrar o que efetivamente grava, consulta e transmite antes de o texto anunciar essas funções.
Informação de saúde e acesso
O RGPD trata dados de saúde como categoria especial. Mesmo o contexto de um pedido pode revelar informação sensível. Avalie com o responsável da clínica que dados são necessários, em que sistema devem ficar e quem pode aceder-lhes.
Não peça sintomas, fotografias clínicas ou relatórios num fluxo cujo objetivo é reservar um horário. Se o utilizador os enviar espontaneamente, encaminhe conforme o procedimento aprovado e limite a exposição. O aviso inicial não substitui regras para acesso, conservação e resposta a esse conteúdo.
Alterações e cancelamentos
- Localizar a marcação usando apenas identificadores adequados.
- Explicar se o horário anterior se mantém durante a alteração.
- Confirmar o estado da agenda antes de anunciar conclusão.
- Encaminhar operações incompletas com um responsável definido.
- Informar o paciente pelo canal previsto no processo da clínica.
Pedidos urgentes e passagem a uma pessoa
Use instruções aprovadas pela clínica para contactos urgentes e deixe claro que o fluxo não é um serviço de emergência. Não deixe um modelo decidir a gravidade de uma situação como condição para permitir contacto humano. A receção precisa de saber quando e como recebe uma conversa encaminhada.
Fora do horário, indique o período real de atendimento e o canal definido pela clínica. Não prometa que uma mensagem será vista imediatamente sem uma equipa disponível. Reveja estas instruções quando o horário ou o procedimento mudar.
Requisitos antes de contratar
Peça documentação de fornecedores e subcontratantes, perfis de acesso, tratamento dos dados por serviços de IA, conservação e eliminação. Demonstre falha de agenda, pedido duplicado e transferência humana. As decisões sobre dados e responsabilidades devem ser validadas para a clínica concreta.
Acompanhe confirmações concluídas, alterações corrigidas manualmente e tarefas sem seguimento. Não publique uma taxa de redução de faltas sem dados, período e método de comparação.
Use a ficha administrativa e consulte os requisitos de RGPD e as regras de transferência para uma pessoa.